企業(yè)選擇好參加某個展會后，就要與助力展覽展會主辦單位取得聯(lián)系，填寫企業(yè)相關的的報展信息。報展信息大致有以下內容，包括展會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。填好參展表格、返回給大會主辦者、等待審核通過。同時，這個時候企業(yè)還要做的包括核實展會主辦方信息的真?zhèn)?，以免遇?ldquo;騙展”而上當受騙。

 

　　展會策劃

 

　　在審核通過以后，企業(yè)就可以開始著手展會的準備工作。參展商要做好充分的市場調研，收集各種資料，并對資料歸類整理。通過這些資料來制定全方位的展會策劃方案，如：展品選擇、費用預算和參展人員培訓。其中參展費用的預算一定要考慮充分。參展費用大致包括：展位租金、展臺設計搭建、交通費、參展人員食宿費、設備租賃費、宣傳費、資料費、會議室租賃費等幾部分。預算如果充足，還可以留出一部分資金做應急資金，應對計劃外的費用支出。

 

　　展臺設計

 

　　參展商要提前和展會主辦方確定展臺的位置，根據展位的選擇建議越早的選擇適合自己的展臺。標準展臺規(guī)格通常都是9平方米（3m×3m），并提供一些展示必需的基本設施。包括：三面展墻，二個射燈，一張展桌，兩把椅子，一個三項電源插座。那些特殊的位置，展臺搭建和布局是不一樣的。參展商要根據自己展臺的類型（“島型”、“雙開口”、“道邊型”、“半島型”）進行設計。如果參展商不擅長展臺設計和展臺搭建，可以和一些專業(yè)的展覽公司合作，由他們根據展臺的類型來為參展商量身打造自己獨特的展臺。

　　前期宣傳

 

　　利用網絡和媒體來發(fā)布一些宣傳廣告來擴大企業(yè)的影響力。展會的硬件條件已經準備妥當，參展商就要開始對參展人員進行培訓。貫徹整個展會的策略，培訓參展人員的專業(yè)技能，對展品信息的掌握、演示和服務。

 

　　展會期間

 

　　參展人員要用發(fā)放產品宣傳資料、產品現(xiàn)場演示和分發(fā)免費小禮品等各種手段吸引參觀者的目光，來擴大企業(yè)的知名度。如果展會主辦方提供的展覽設備不夠用，參展商可以聯(lián)系一些展覽公司來租賃一些展覽設備或者提供其他服務。展會舉辦期間，參展商要注意可能出現(xiàn)的安全問題，保障參展人員的人身安全和財物。

 

　　展會后續(xù)

 

　　展會閉幕后，企業(yè)就要和展會中積累的客戶和能成為潛在客戶的人群聯(lián)系或者拜訪來推廣企業(yè)。并對本次的展會進行總計，分析展會中的收益與不足。

 

　　會展突發(fā)事件

 

　　會議或展覽在現(xiàn)場可能會發(fā)生意想不到的突然事件，這是最能考驗組織者素質的時刻。在事前，組織者最好能列出可能發(fā)生的緊急事件，按事先設定的措施加以處理，以防措手不及。

 

　　每一個與會者都應該知道遇到火災時的應對措施，濃煙和驚慌往往會比大火本身造成更多的傷亡。展會組織者有責任告知客人逃生步驟以及緊急逃生出口，向與會者充分提供預防火災方面的資料。很多主辦單位印制了防火手冊，放在資料袋中一起提供給與會者。

 

　　進行場地檢查時，要重點檢查安全設施的配備和完好情況，如是否有自動滅火系統(tǒng)、滅火設備是否完好有效、安全出口是否暢通等。這些檢查不是多余的，組織者決不應抱有僥幸心理，防患于未然總好過亡羊補牢。